文秘工作就是處理文件。開會要做記錄。領(lǐng)導(dǎo)講話要整理。文件來了要分類。電話響了要接聽。客人來了要倒茶。這些都是文秘要做的事。

我原來覺得這些事很簡單。誰都能做。不就是打打字嗎。不就是接電話嗎。上了大學(xué)學(xué)了文秘專業(yè)。我發(fā)現(xiàn)不是這樣。文秘工作有很多學(xué)問。比如怎么寫公文。公文和普通文章不一樣。公文有固定的格式。通知怎么寫。報告怎么寫。函怎么寫。每個都有要求。不能亂寫。

我記得第一次寫公文。我按自己的想法寫。老師說我寫錯了。老師說公文不能有感情色彩。要客觀準(zhǔn)確。我用了很多形容詞。老師都刪掉了。老師說公文要簡潔明了。一句話能說清楚的不要說兩句。

會議記錄也不簡單。不是把每個人說的話記下來就行。要抓住重點。討論的時候大家說很多話。有的重要有的不重要。要分辨哪些是重要的記下來。會議記錄最后要形成決議。誰負(fù)責(zé)什么事。什么時候完成。這些必須寫清楚。

我練習(xí)了很多次。開始總是記不全。后來我學(xué)會了先聽明白再記。聽不懂的馬上問。不能亂記。記錄要準(zhǔn)確。不能改變別人的意思。

文件管理也很重要。辦公室每天收到很多文件。怎么分類。怎么存檔。怎么快速找到需要的文件。這需要一套方法。我們學(xué)了檔案管理。學(xué)了編碼規(guī)則。學(xué)了電子文件怎么管理。

電腦操作是必須會的。打字要快。排版要漂亮。表格要做清楚。PPT要會做。這些我們天天練習(xí)。開始我打字很慢。一個指頭一個指頭敲。后來學(xué)會了盲打。速度就快了。

我們還學(xué)了禮儀。怎么接電話。怎么迎接客人。怎么安排座位。怎么著裝。這些都很講究。接電話要先說“您好”。問清楚對方是誰有什么事。重要的事情要重復(fù)確認(rèn)。客人來了要微笑。要根據(jù)身份安排座位。倒茶要倒七分滿。這些細(xì)節(jié)體現(xiàn)實習(xí)生的素質(zhì)。

寫畢業(yè)論文時我選擇了辦公室自動化這個題目。現(xiàn)在很多工作都用電腦完成。文秘工作也在變化。以前用手寫文件。現(xiàn)在用電腦。以前存檔用文件柜。現(xiàn)在用電腦硬盤。但不管工具怎么變。文秘工作的核心沒有變。還是要準(zhǔn)確高效地處理信息。

我調(diào)查了幾家公司。看他們用什么軟件。怎么管理文件。怎么開視頻會議。我發(fā)現(xiàn)有的公司很先進。全部無紙化辦公。有的公司還在用老方法。紙質(zhì)的文件一大堆。找起來很麻煩。

我建議中小企業(yè)也要推進辦公室自動化。開始可能要多花點錢買設(shè)備。但從長遠看能提高效率。文件存在電腦里不占地方。查找起來快。多人可以同時看一個文件。

寫論文不容易。我要收集資料。要做調(diào)查。要分析數(shù)據(jù)。要寫出自己的觀點。經(jīng)常熬夜。有時候?qū)懖怀鰜砗苤薄＠蠋熣f論文要有自己的研究。不能光抄別人的。我反復(fù)修改了好多次。

通過寫論文我更加理解文秘工作。文秘不只是打雜。文秘是管理者的助手。文秘工作做得好。整個單位的工作都會順暢。文件傳達及時。會議安排妥當(dāng)。信息管理有序。領(lǐng)導(dǎo)就能集中精力做決策。

文秘人員要細(xì)心。一個標(biāo)點錯了可能改變文件的意思。一個電話記錯了可能誤事。一個會議安排不當(dāng)可能影響工作。文秘人員要守時。說好九點開會。八點半就要準(zhǔn)備好一切。文秘人員要保密。知道的事情不能隨便說。

我很高興學(xué)了文秘專業(yè)。這個專業(yè)教會我很多實用的技能。這些技能在任何單位都用得上。我比以前更細(xì)心了。更有條理了。更會與人打交道了。

學(xué)習(xí)過程中老師很嚴(yán)格。一個格式錯誤就讓我們重寫。開始我不理解。覺得太較真。工作后才知道老師的用心。文秘工作就是需要準(zhǔn)確。差一點都可能出問題。

同學(xué)之間互相幫助。練習(xí)會議記錄時。一個同學(xué)扮演領(lǐng)導(dǎo)講話。其他同學(xué)記錄。然后比較誰的記錄最準(zhǔn)確。這樣的練習(xí)很有趣也很有用。

現(xiàn)在我要畢業(yè)了。我要找一份文秘工作。可能開始只是做簡單的打字復(fù)印。沒關(guān)系。我會認(rèn)真做。把每件小事做好。慢慢學(xué)習(xí)更多東西。我想成為一名優(yōu)秀的文秘人員。為領(lǐng)導(dǎo)分憂。為單位貢獻自己的力量。

文秘工作平凡但不簡單。它需要耐心和責(zé)任心。我準(zhǔn)備好了。